Нужно ли хранить чеки и платёжные документы?
Кратко о том, почему чеки нужно сканировать, а не хранить. А ещё я расскажу зачем вообще нужно их сохранять и почему желательно сохранять платёжные документы даже для online-платежей (например, сохранять в PDF).
Итак, ни для кого не секрет, что огромный процент чеков печатается на термобумаге. У данных чеков есть одна прекрасная особенность. По прошествию пары лет они превращаются в тыкву. Иными словами, напечатанные данные банально пропадают.
Вот два подобных чека. Обратите внимание на даты (подчёркнуты красным). Фото сделаны в 2016-м году, сами чеки хранились в тёмном месте при комнатной температуре.
Очевидно, уже через три года чек становится слабочитаем, а ещё через пару лет его можно выкидывать. Я также нашёл ещё один чек за 14-й год, который уже был совершенно нечитаем и представлял из себя почти чистую бумажку, дату еле разобрал. Фотографировать его просто бессмысленно, на фото почти ничего не видно было бы. Из этого можно сделать вывод, что некоторые принтеры на термобумаге печатают совсем плохо.
Дабы не попасть в неловкую ситуацию, настоятельно рекомендую вам хранить только чеки, напечатанные чернилами, типа чека на фото справа:
Чеки напечатанные на термопринтере лучше фотографировать и сохранять в отдельную папку.
---
Вполне резонный вопрос: А зачем вообще нужно хранить чеки? Про это у меня есть отдельная история.
Чеки, фото которых преведены на данной странице, я нашёл в папке с чеками, когда искал свои платёжки в налоговую. А понадобились мне эти платёжки по той простой причине, что доблестная налоговая вдруг решила, что я ей должен. Естественно со штрафами за просрочку, в нагрузку. Сумма выходила приличная. Причём первый год, который числился в долгах был 2012-й, хотя на момент получения извещения о долге шёл уже 16-й. То есть прошло 4 года, тогда как согласно Налоговому Кодексу РФ (Ст 23 п. 1 пп.8), срок исковой давности по данному вопросу составляет 3 года (по крайней мере так было в 2016-м году).
Когда я пришёл выяснять откуда взялся долг, мне заявили, что никаких платежей от моего лица не поступало и предложили либо принести чеки с платежей, либо заплатить. Свои платёжки за три года я нашёл (благо платил через кассу банка) и пошёл разбираться. Оператор в налоговой после длительного изучения моих платёжек и своего монитора твёрдо заявил, что никаких таких платежей им не поступало и теперь им нужно ещё месяц чтобы разобраться в ситуации.
А теперь самое интересное. Если вы оплачиваете налоги online, скажем, просто по кредитке без распечатки реквизитов платежа, то через несколько лет, у какого-нибудь ведомства в очередной раз может "слететь база" и вдруг выяснится, что вы должны государству n-тысяч рублей. Доказать, что вы уже платили без реквизитов платежа вам, поверьте, будет крайне сложно. Именно поэтому в нашей замечательной стране пока ещё рано избавляться от привычки хранить подобные платёжные документы. Неплохой вариант - сохранять реквизиты всех подобных платежей в PDF.